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Astuces pour rédiger ses mails

Astuces pour rédiger ses mails

Optimiser le contenu de ses correspondances digitales

C’est un ingénieur américain qui, en 1971 a envoyé le tout premier e-mail de l’histoire. En créant deux boîtes aux lettres sur deux ordinateurs, Ray Tomlinson réussit à expédier ce message : « QWERTYUIOP ». L’inventeur du courrier électronique est décédé en 2016 mais cette ligne de clavier a révolutionné notre façon de communiquer, les usages autant que nos comportements. En France chaque jour, il s’en échange près de 1,5 milliard.

Aujourd’hui, chacun de nous reçoit plusieurs dizaines de mails quotidiens et en envoie autant, dans un cadre professionnel. Un courrier si simple à écrire, si rapide à expédier qu’il nous en fait parfois oublier quelques règles de bienséance. Diligence oui, négligence non. Après tout, le but n’est-il pas que le destinataire s’intéresse à la question qu’on lui pose, au service qu’on lui demande ?

Un courrier mal soigné, sans intitulé, malmenant les règles de politesse, contenant des fautes finit comme un prospectus dans la boîte aux lettres (la vraie), à la poubelle.

Alors voici quelques astuces pour optimiser son contenu.

Un objet c’est précieux

Trop souvent, on oublie ou on délaisse volontairement le champ « objet ». Or, dans nos boîtes mails qui ont tendance à déborder, c’est ce qui sera lu en premier. Donner un titre à son message c’est lui offrir d’abord une chance d’être vu. C’est aussi, une marque de respect envers le destinataire.

Madame, monsieur bonjour

Commencer par saluer son interlocuteur, c’est engager la conversation avec lui. Autant mettre une once de courtoisie tout de suite, dans notre message. Sans en rajouter évidemment.

  • Monsieur, Madame suivi du nom
  • Bonjour suivi du prénom
  • Bonjour,

La ponctuation m’a tué

En respectant un minimum de ponctuation, on donne une respiration à son message. On facilite la lecture et on évite au destinataire toute forme d’incompréhension.

  • le point au terme d’une phrase.
  • une virgule pour respirer
  • un tiret – si on souhaite apporter une précision -

Les points d’interrogation, d’exclamation en série sont à proscrire. S’ils expriment une sensation, un état d’esprit, ils peuvent apparaître agressifs à la lecture et ne seront jamais mieux illustrés que par un adjectif.

Les smileys sont à déconseiller s’ils sont envoyés dans un cadre professionnel.

Je ne suis pas une majuscule

Les mots ne s’écrivent pas en majuscule pas plus que les noms de famille.

Les plaisanteries les plus courtes…

sont les meilleures alors épargnez-vous le mail de trois pages qui ne sera pas lu de toute évidence. Si vous faites des paragraphes, aérez-les d’un saut de ligne.

Ouvrir un dictionnaire

Ne fait de mal à personne. Se relire, passer son texte au correcteur d’orthographe, ne pas hésiter à vérifier sa production à deux ou trois reprises s’il le faut. Dans un message, on donne toujours un peu de sa personne et un texte qui comporte des fautes ne fait jamais bonne impression. Cela peut aller jusqu’à altérer son contenu, le sérieux dans le propos, dont vous aviez jusque-là fait preuve.

Soigner sa sortie

Vous avez soigné votre entrée en matière, n’oubliez pas, à l’image d’un artiste quittant la scène, d’en faire autant pour la sortie.

Rappelez en une phrase, pas plus, le contenu de votre message pour en résumer la teneur auprès de votre interlocuteur et concluez par une formule de politesse.

Cordialement.

Bien à vous.

Sincères salutations.

Amitiés.

 

Et maintenant, à vous de jouer.

 

 

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